Nous parlons souvent de l’importance de l’onboarding, de l’accueil des nouveaux employés au sein de nos organisations. Cependant, il est tout aussi crucial de considérer la fin du parcours de nos collaborateurs avec la même attention et bienveillance. Aujourd’hui, nous partageons avec vous quelques étapes essentielles pour réussir son offboarding, un processus souvent négligé mais qui peut faire toute la différence pour la marque employeur de votre entreprise.
Voici les 7 étapes pour un offboarding réussi :
Communiquer sur les raisons du départ avec les équipes
Un offboarding réussi démarre avec une communication claire et transparente sur le départ d’un collaborateur auprès de l’ensemble des membres de l’équipe. Que le départ du salarié s’effectue suite à une démission ou à un licenciement, il est primordial de communiquer en amont avant d’éventuelles rumeurs pouvant faire découler une mauvaise ambiance de travail. Le fait de communiquer ce changement à tous les membres de l’équipe permet aussi de dédramatiser la situation. Nul doute que vos collaborateurs apprécieront cette transparence et que votre employé devant quitter votre entreprise n’aura pas à cacher son départ auprès des autres.
Le transfert de connaissances
Le départ d’un collaborateur engendre une perte de capital humain au niveau des compétences et des connaissances spécifiques liées à sa profession. Il est donc judicieux d’organiser un maximum la transmission des connaissances et la passation de poste. Cette passation s’effectue entre le salarié sur le point de quitter l’entreprise et le nouveau l’ayant récemment intégré ou bien temporairement avec les autres membres de l’équipe devant prendre le relai pendant le temps que le nouveau salarié intègre l’entreprise.
Cette passation de poste doit s’effectuer idéalement sur un chevauchement d’un mois. Pendant cette période, il est conseillé que le collaborateur devant quitter l’entreprise, réalise un planning « type » recensant ces missions au quotidien, mais aussi ces « trucs et astuces » qu’il jugera nécessaire de communiquer afin de faciliter la prise de poste.
Etablir un bilan pendant l’entretien de départ
Saisir l’opportunité d’un départ d’un de vos collaborateurs pour réaliser un entretien final et obtenir un feedback sur ses impressions et son vécu au sein de votre entreprise peut être intéressant. Cependant, cet entretien de départ doit être constructif et doit traiter aussi bien des forces que des faiblesses et des axes d’amélioration. Cet entretien est souvent mis de côté par la plupart des entreprises qui ne jugent pas forcément important de réaliser ce type d’entretien. Mais un salarié prêt à quitter l’entreprise aura plus de facilités à évoquer en toute transparence ce qui l’aura dérangé, plutôt qu’un salarié toujours en poste au sein de votre entreprise. De plus, les entretiens de départ s’avèrent particulièrement utiles aux entreprises dont le fonctionnement repose sur un processus d’amélioration continue.
Cet entretien se révèle être un moment unique permettant d’améliorer l’expérience collaborateur et le fonctionnement général de l’entreprise. Bien évidemment, il doit être mené objectivement et dans le calme afin d’en tirer un profit au maximum.
Voici quelques conseils pour aborder cet entretien de départ au mieux :
A quel moment effectuer cet entretien final ?
Le meilleur moment pour effectuer cet entretien final est à mi-parcours du préavis de votre collaborateur. Cette période est la plus recommandée car le salarié ne se sentira pas encore totalement désengagé. Beaucoup d’entreprises font encore l’erreur d’effectuer cet entretien durant la dernière semaine de présence du salarié en étant convaincue qu’en attendant le dernier moment, le salarié sera plus enclin à donner des réponses avec plus d’honnêteté. Mais dans la pratique, cela ne semble pas se vérifier.
Combien de temps doit durer cet entretien de départ ?
La durée adéquate est d’environ 60 à 90 minutes au total. Cette durée reste indicative et est à adapter en fonction de vos collaborateurs et de la situation.
Qui effectue l’entretien de départ ?
Il est conseillé d’effectuer l’entretien final avec un professionnel des ressources humaines ou bien un manager neutre et non pas directement avec son N+1. En effet, dans certains cas, il est possible que le collaborateur devant quitter l’entreprise entretienne de mauvaises relations avec son manager. Il se peut même que ce soit la motivation de son départ. Réaliser l’entretien final avec un collaborateur RH permet donc d’obtenir un feedback plus neutre et plus transparent. L’écoute et l’empathie étant les maîtres mots de cet entretien. Le collaborateur sur le départ aura donc davantage confiance pour échanger avec un individu qui ne fait pas partie intégrante de son équipe.
Quels sont les types de questions à poser lors de cet entretien ?
Les questions doivent être ouvertes à l’échange. Voici quelques questions à poser pendant cet entretien :
- Qu’avez-vous pensé de votre mission au sein de l’entreprise ?
- Qu’avez-vous préféré / moins aimé dans votre travail ?
- Avez-vous ressenti de la pression ? Comment l’avez-vous vécu ?
- Comment décrivez-vous vos relations avec votre manager ? Est-ce que vous diriez que votre N+1 vous a soutenu ou conseillé lorsque vous en aviez besoin ?
- Avez-vous reçu les formations nécessaires ? Si non, lesquelles vous ont manqué ?
- Avez-vous suffisamment progressé dans l’entreprise ?
- Comment percevez-vous l’ambiance au travail ? Vous entendiez-vous bien avec vos collègues ?
- Vous sentiez vous assez reconnu pour le travail effectué ?
- Etiez-vous satisfait de votre rémunération et des avantages liés ?
- Quelle est la raison spécifique qui vous a poussé à trouver un autre emploi ?
- Qu’est-ce que l’entreprise aurait pu faire pour vous retenir ?
- Quels sont les axes d’amélioration qu’il faudrait mettre en place dans l’entreprise ?
Organiser le départ du collaborateur
Organiser un pot de départ pour son collaborateur est primordial lors de sa dernière semaine au sein de l’entreprise. Peu importe les raisons du départ de votre collaborateur, l’entreprise doit saisir cette opportunité pour remercier et valoriser le travail effectué. Ce moment convivial permet également de dresser un bilan positif du chemin effectué par le salarié sur le départ.
Veiller à respecter les obligations légales et administratives
Le dernier jour du collaborateur est une journée importante. L’entreprise doit veiller à respecter ses obligations légales et administratives afin que le salarié puisse quitter l’entreprise en toute tranquillité. C’est également le moment pour l’entreprise de préparer la suppression de tous les accès du salarié : Locaux, réseaux internes, etc… Et au salarié de restituer son matériel.
Maintenir le contact avec son collaborateur
Il est vivement conseillé de garder contact avec son ancien collaborateur. Ne pas fermer les portes que ce soit pour l’entreprise ou même pour une collaboration future est important. En effet, rester en contact avec ses anciens collaborateurs permet de véhiculer une image positive de l’entreprise et d’améliorer sa marque employeur.
Ainsi, l’offboarding demeure encore aujourd’hui une pratique souvent négligée pour bon nombre d’entreprises. Pourtant il favorise non seulement une transition en douceur pour l’employé partant, mais contribue également à renforcer la marque employeur de l’entreprise. En somme, l’offboarding bien géré est un élément clé de la gestion des ressources humaines et de la réputation d’une entreprise.
Par Anaïs GRAFF – 08/09/2023